Configurer une facture de vente récurrente

Vous pouvez créer des factures récurrentes de trois façons : soit en créant une nouvelle facture, en copiant une facture existante ou en copiant une autre facture récurrente.

Nouvelle facture récurrente

Accédez au menu Ventes et Factures de vente, puis sélectionnez l’onglet Factures récurrentes.
Sélectionnez Nouvelle facture récurrente.

Copier une facture existante

Accédez au menu Ventes et Factures de vente, puis sélectionnez l’onglet Factures.
Ouvrez la facture que vous voulez copier.
Sélectionnez Répéter dans la liste d'actions située à droite.

S’il s’agit d’un client régulier que vous avez déjà facturé, vous pourriez créer une facture récurrente à partir de sa dernière facture. Les détails de la dernière facture seront ainsi copiés et vous pourrez les modifier avant de l’enregistrer. Vous pouvez aussi utiliser cette méthode si vous avez déjà créé la première facture et que vous voulez configurer une facture récurrente pour les suivantes.

Saisir les détails de la facture

Tous les détails saisis ici sont appliqués aux factures créées à partir de cette facture récurrente.
Lorsque vous modifiez la fiche d’un produit ou d’un contact, nous ne mettons pas automatiquement à jour votre facture récurrente car nous ne savons pas si vous voulez appliquer ces changements.
Modifiez la facture récurrente si vous devez mettre à jour des informations telles qu’un changement du prix, une description du produit ou une adresse de livraison.
La date de la facture indique toujours la date à laquelle chaque facture est créée.
La référence est appliquée à toutes les factures créées à partir de celle-là. Nous vous conseillons d’utiliser une référence qui vous permette de facilement les identifier.

Déterminer la fréquence

Indiquez le nombre de jours, semaines ou mois entre chaque facture.

Pour les factures trimestrielles ou annuelles, sélectionnez

Chaque mois, pour que la facture se répète à une date précise
Chaque semaine, pour que la facture se répète un jour précis de la semaine.

Vérifiez que la planification soit correcte avant d’enregistrer.

Début

Indiquez la date à laquelle la planification commencera. La date de début n’est pas nécessairement la date de la première facture, mais seulement la date à laquelle vous voulez lancer la planification.

Si la date de début est aujourd’hui et que la Fréquence est aussi aujourd’hui, une facture sera alors créée immédiatement.
Déplacez la date si la planification est prévue aujourd’hui et que vous ne voulez pas immédiatement créer de facture.

Imaginons que vous configurez aujourd'hui des commandes à venir, qui ne commencent, par exemple, qu'au début du mois suivant. Afin de vous assurer que les factures ne soient pas créées en avance, indiquez comme date de début le premier jour du mois suivant.
Vous ne pouvez pas configurer une facture récurrente à partir d'une date dans le passé et créer des factures rétrospectivement.

Fin

Vous devez maintenant décider quand la génération de factures cessera.

Pour créer des factures perpétuelles, choisissez l’option Jamais dans le champ Fin. Sinon, indiquez le nombre de factures requis ou une date de fin.
Une fois que la facture récurrente a atteint cette date de fin, elle ne peut plus être modifiée. Si vous voulez remettre en place la même facture récurrente, parce que votre client a renouvelé son abonnement par exemple, copiez la facture échue pour créer une nouvelle facture récurrente. Consultez Configurer une facture de vente récurrente.

Créer un brouillon de facture

Vous pouvez utiliser cette option si vous, ou l'un de vos collaborateurs, doit vérifier les factures avant qu'elles ne soient envoyées ou si vous ne voulez pas mettre à jours vos comptes clients tant qu'elles n'ont pas été vérifiées. Ce qui est utile, notamment, lorsque vous avez mis en place un processus d'approbation ou une procédure d'autorisation.

Il est plus simple de modifier un brouillon de facture. En outre, comme les brouillons de factures ne peuvent pas être réglés, les utiliser permet de réduire les possibilités d'erreurs.

Créer des factures

Cette option est utile si vous, ou un de vos collaborateurs, doit vérifier les factures avant qu'elles ne soient envoyées ou si vous devez envoyer une facture à une adresse courriel différente de celle enregistrée dans la fiche du contact.

Utilisez la également pour les factures qui ne sont pas envoyées par courriel, pas envoyées immédiatement, ou imprimées avant d'être envoyées par la poste.

Lorsque les factures sont créés, elles apparaissent dans la liste Factures.

Créer et envoyer par courriel immédiatement

Si vous voulez que vos factures soient créées et envoyées par courriel en même temps, cette option est faite pour vous.

Lorsque vous enregistrez la facture récurrente, définissez le texte du message (ainsi que l'adresse d’envoi de copie) à utiliser pour toutes les factures qui en découlent.
Les factures sont toujours envoyées au contact principal enregistrée dans la fiche du contact. Si cette adresse est mise à jour, les factures suivantes seront envoyés à la nouvelle adresse.

Si vous voulez envoyer la facture à une adresse courriel différente de celle du contact principal, choisissez Créer des factures puis envoyez-les manuellement par courriel à partir de la liste des factures.
La ligne de l'objet est automatiquement créée et contient le nom de l'entreprise, le numéro et la valeur de la facture.

Si vous voulez changer l'objet d'une période à une autre, choisissez Créer des factures pour pouvoir modifier les détails des courriels avant de les envoyer.

Note: Si la fiche du contact ne contient pas d'adresse courriel, les factures sont créées mais ne sont pas envoyées. Les factures qui n’ont pas été envoyées apparaissent dans la liste Facture. Sélectionnez-les dans la liste pour les envoyer par courriel manuellement.

Facture de vente

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