Importar y exportar contactos
Puedes crear manualmente los registros de clientes y proveedores o bien, para ahorrar tiempo, puedes importarlos utilizando archivos de valores separados por comas (CSV).
Los archivos CSV guardan información en un formato estándar de Windows que otros programas de software pueden utilizar. Estos archivos suelen utilizarse para transferir información entre distintos programas de software.
Para guardar un archivo de Excel como CSV (desde el libro de trabajo), en el menú Archivo, haz clic en Guardar como y selecciona CSV (delimitado por comas) (*.csv).
- Para ayudarte a importar tus contactos, hemos creado una plantilla CSV. El archivo de la plantilla CSV incluye un ejemplo de lo que necesitas introducir en cada columna. Para descargar la plantilla, haz clic en el enlace de la ventana Importar clientes o Importar proveedores en Contabilidad y Facturación.
- Para garantizar que la información se importe correctamente, se recomienda descargar la plantilla de ejemplo e introducir la información sobre esta.
- Si deseas importar tanto clientes como proveedores, debes crear un archivo CSV para tus clientes y otro para tus proveedores. El tamaño máximo de archivo que puedes importar es 0,5 MB.
Acerca del formato de archivo CSV de contactos
Para importar los registros de los contactos, el archivo CSV debe tener el siguiente formato:
| Nombre de campo | Tipo | Requerido | Notas |
|---|---|---|---|
| Referencia | Alfanumérico | Sí | Máximo 10 caracteres. Debe ser único para cada contacto. |
| Nombre de empresa | Alfanumérico | Sí | Introduce el nombre del negocio del contacto. |
| Divisa | Alfanumérico | No |
Es el código de divisa (por ejemplo, para el euro, el código es EUR). Para utilizar la divisa predeterminada, deja este campo en blanco. Para importar un contacto con una divisa extranjera, primero debes activar los movimientos en divisas extranjeras. |
| Límite de crédito | Numérico | No | Límite de crédito del contacto (importe). |
| Tipo de dirección principal | Alfanumérico | No |
Para utilizar el valor predeterminado de Entrega, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:
|
| Línea 1 de dirección principal | Alfanumérico | No | Línea de dirección principal del contacto 1. Máximo 50 caracteres. |
| Línea 2 de dirección principal | Alfanumérico | No | Línea de dirección principal del contacto 2. Máximo 50 caracteres. |
| Código postal de dirección principal | Alfanumérico | No | Código postal del contacto. |
| Ciudad de dirección principal | Alfanumérico | No | Población o ciudad de la dirección principal del contacto. Máximo 50 caracteres. |
| País de dirección principal | Alfanumérico | No | Máximo 2 caracteres. Para España, ES. Si no se indica ningún código, el programa lo creará como un contacto español. Revisa los códigos para otros países aquí. |
| Nombre de contacto principal | Alfanumérico | No | Introduce el nombre del contacto del negocio. |
| Teléfono de contacto principal | Numérico | No | Número de teléfono del contacto. Máximo 50 caracteres. |
| Tipo de contacto principal | Alfanumérico | No |
Indica el tipo de contacto. Para utilizar el valor predeterminado de Cuentas, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:
|
| Móvil de contacto principal | Numérico | No | Máximo 50 caracteres. |
| Correo electrónico de contacto principal | Alfanumérico | No | Utiliza este formato: [email protected]. |
| Fax de contacto principal | Numérico | No | Máximo 50 caracteres. |
| Tipo de dirección 2 | Alfanumérico | No |
Para utilizar el valor predeterminado de entrega, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:
|
| Línea 1 de dirección 2 | Alfanumérico | No | Línea 1 de dirección 2. Máximo 50 caracteres. |
| Línea 2 de dirección 2 | Alfanumérico | No | Línea 2 de dirección 2. Máximo 50 caracteres. |
| Código postal de dirección 2 | Alfanumérico | No | Código postal de dirección 2. |
| Ciudad de dirección 2 | Alfanumérico | No | Población o ciudad de dirección 2. Máximo 50 caracteres. |
| País de dirección 2 | Alfanumérico | No | Máximo 2 caracteres. Para España, ES. Revisa los códigos para otros países aquí. |
| NIF | Alfanumérico | No | Para España el formato es: X12345678, 12345678X o X1234567X. Revisa el formato del NIF para otro países aquí. |
| Configuración de cuenta | Numérico | No |
Para utilizar la cuenta contable predeterminada, deja este campo en blanco. Si es contacto de:
Para comprobar los códigos de las cuentas contables, accede a Configuración y, en Datos financieros, haz clic en Plan contable. |
| Condiciones de crédito | Numérico | No | El número de días de crédito que tiene este contacto. Para utilizar condiciones de pago predeterminadas, deja este campo en blanco. |
| Notas | Alfanumérico | No | Máximo 500 caracteres. |
| Nombre de cuenta bancaria | Alfanumérico | No | Introduce el nombre de la cuenta bancaria del contacto. Máximo 50 caracteres. |
| IBAN de cuenta bancaria | Alfanumérico | No | Máximo 25 caracteres. |
| BIC de cuenta bancaria | Alfanumérico | No | |
| Con recargo | Alfanumérico | No | Este campo solo esta disponible para la plantilla de clientes. Indica Sí para facturar con recargo de equivalencia o No. Si dejas el campo en blanco el programa lo tomará como No. |
Importar los registros de tus contactos
- Accede a Contactos.
- En el menú Nuevo cliente menú o Nuevo proveedor menú, haz clic en Importar clientes o Importar proveedores.
- Descarga la plantilla si es necesario.
Si ya has creado un archivo CSV sin utilizar la plantilla, deberás descargar la plantilla y comprobar si el archivo tiene el formato correcto, incluida la fila de encabezado. Si el formato es incorrecto, la importación puede fallar. Si el archivo no tiene el formato adecuado, antes de continuar, deberás editarlo para que coincida con la plantilla.
- Introduce la información necesaria en el archivo CSV y guárdalo.
- Haz clic en Cargar y busca la ubicación en la que guardaste el archivo CSV.
- Selecciona el archivo y haz clic en Abrir.
- Haz clic en Cargar.
No puedes utilizar Contabilidad y Facturación mientras los datos se están cargando.
Si, por cualquier motivo, no se puede realizar la carga, aparecerá un mensaje que informa del motivo del fallo. Corrige los errores y, a continuación, intenta cargar de nuevo el archivo CSV. Para obtener más información sobre el formato que debe tener el archivo, consulta la sección anterior, Acerca del formato de archivo CSV de contactos.
- Haz clic en Aceptar.
Has importado correctamente los contactos, por lo que ya aparecen en la lista de contactos. Si estos contactos tienen saldos de apertura, puedes introducirlos de forma manual en la configuración o bien puedes importarlos.
Si aún no lo has hecho, también puedes importar tus productos y servicios.
| Nombre de campo | Tipo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|---|
| Descripción | Texto | Sí | Máximo 10 caracteres y debe ser único para este registro. |
| Nombre de negocio | Texto | ||
| Divisa | Texto | No | Este es el código de divisa. Para utilizar la divisa predeterminada, deja este campo en blanco. |
| Límite de crédito | Número | No | |
| Tipo de dirección principal | Texto | No | |
| Línea 1 de dirección principal | Texto | No | |
| Línea 2 de dirección principal | Texto | No | |
| Código postal de dirección principal | Texto | No | |
| Población/Ciudad de dirección principal | Texto | No | |
| País de dirección principal | Texto | No | Este es el código de país. Máximo 2 caracteres. |
| Nombre de contacto principal | Texto | Sí | Introduce el nombre del contacto en este negocio. Como alternativa, para usar los valores predeterminados de Contacto principal, deja este campo en blanco. |
| Teléfono de contacto principal | Número | No | Máximo 50 caracteres. |
| Tipo de contacto principal | Texto | No | |
| Correo electrónico de contacto principal | Texto | No | Debe ser una dirección de correo electrónico válida, por ejemplo, [email protected]. |
| Fax de contacto principal | Número | No | Máximo 50 caracteres. |
| Tipo de dirección 2 | Texto | No | |
| Línea 2 de dirección 1 | Texto | No | |
| Línea 2 de dirección 2 | Texto | No | |
| Código postal de dirección 2 | Texto | No | |
| Población/Ciudad de dirección 2 | Texto | No | |
| País de dirección 2 | Texto | No | Este es el código de país. Máximo 2 caracteres. |
| NIF/CIF | Texto | No | Es el NIF/CIF del contacto. |
| Cuenta contable | Número | No | Nota: Es lo mismo que una categoría. Para utilizar la categoría predeterminada, deja este campo en blanco. |
| Condiciones de pago | Número | No | El número de días de crédito que tiene este contacto. Para utilizar las condiciones de pago predeterminadas, deja este campo en blanco. |
| Notas | Texto | No | Máximo 500 caracteres. |
| Nombre de cuenta bancaria | Texto | No | |
| Código de identificación de cuenta bancaria | Número | No | |
| Número de cuenta bancaria | Número | No | Máximo 25 caracteres. |
| IBAN de cuenta bancaria | Número | No | |
| BIC de cuenta bancaria | Número | No | Máximo 11 caracteres. |
Exportar clientes y proveedores
Puedes exportar los datos de tus contactos de 2 formas:
-
Exportar todos los registros
-
Exportar los registros seleccionados de las listas de clientes y proveedores
Exportar todos los registros
Así se exportan todos los clientes o proveedores a archivos CSV separados. En la exportación se extraen todos los campos de los registros de los clientes o proveedores, salvo los tipos de análisis.
-
Desde Contactos, selecciona Clientes o Proveedores.
-
Selecciona la flecha junto a Crear cliente o Crear proveedor y a continuación, Exportar todo.
-
Cuando el archivo se haya descargado, recibirás un aviso en la barra de tareas.
Solo puedes exportar los archivos de uno en uno.
Exportación de registros seleccionados
Con esta opción solo se exportan los campos visibles en la lista de los registros seleccionados. Selecciona el icono 
para añadir o eliminar campos antes de exportarlos.
-
Desde Contactos, selecciona Clientes o Proveedores.
-
Selecciona los que quieres exportar.
-
Selecciona el icono CSV de la barra de herramientas de acciones.