Importar contactos

Puedes crear manualmente los registros de clientes y proveedores o bien, para ahorrar tiempo, puedes importarlos utilizando archivos de valores separados por comas (CSV).

Los archivos CSV guardan información en un formato estándar de Windows que otros programas de software pueden utilizar. Estos archivos suelen utilizarse para transferir información entre distintos programas de software.

Para guardar un archivo de Excel como CSV (desde el libro de trabajo), en el menú Archivo, haz clic en Guardar como y selecciona CSV (delimitado por comas) (*.csv).

  • Para ayudarte a importar tus contactos, hemos creado una plantilla CSV. El archivo de la plantilla CSV incluye un ejemplo de lo que necesitas introducir en cada columna. Para descargar la plantilla, haz clic en el enlace de la ventana Importar clientes o Importar proveedores en Contabilidad y Facturación.
  • Para garantizar que la información se importe correctamente, se recomienda descargar la plantilla de ejemplo e introducir la información sobre esta.
  • Si deseas importar tanto clientes como proveedores, debes crear un archivo CSV para tus clientes y otro para tus proveedores. El tamaño máximo de archivo que puedes importar es 0,5 MB.

Acerca del formato de archivo CSV de contactos

Para importar los registros de los contactos, el archivo CSV debe tener el siguiente formato:

Nombre de campo Tipo Requerido Notas
Referencia Alfanumérico Máximo 10 caracteres. Debe ser único para cada contacto.
Nombre de empresa Alfanumérico Introduce el nombre del negocio del contacto.
Divisa Alfanumérico No

Es el código de divisa (por ejemplo, para el euro, el código es EUR). Para utilizar la divisa predeterminada, deja este campo en blanco.

Para importar un contacto con una divisa extranjera, primero debes activar los movimientos en divisas extranjeras.

Límite de crédito Numérico No Límite de crédito del contacto (importe).
Tipo de dirección principal Alfanumérico No

Para utilizar el valor predeterminado de Entrega, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:

  • Entrega
  • Cuentas
  • Ventas
  • Compras
Línea 1 de dirección principal Alfanumérico No Línea de dirección principal del contacto 1. Máximo 50 caracteres.
Línea 2 de dirección principal Alfanumérico No Línea de dirección principal del contacto 2. Máximo 50 caracteres.
Código postal de dirección principal Alfanumérico No Código postal del contacto.
Ciudad de dirección principal Alfanumérico No Población o ciudad de la dirección principal del contacto. Máximo 50 caracteres.
País de dirección principal Alfanumérico No Máximo 2 caracteres. Para España, ES. Si no se indica ningún código, el programa lo creará como un contacto español. Revisa los códigos para otros países aquí.
Nombre de contacto principal Alfanumérico No Introduce el nombre del contacto del negocio.
Teléfono de contacto principal Numérico No Número de teléfono del contacto. Máximo 50 caracteres.
Tipo de contacto principal Alfanumérico No

Indica el tipo de contacto. Para utilizar el valor predeterminado de Cuentas, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:

  • Contratista
  • Empleado
  • Otros
  • Cuentas
  • Ventas
  • Compras
Móvil de contacto principal Numérico No Máximo 50 caracteres.
Correo electrónico de contacto principal Alfanumérico No Utiliza este formato: email@email.com.
Fax de contacto principal Numérico No Máximo 50 caracteres.
Tipo de dirección 2 Alfanumérico No

Para utilizar el valor predeterminado de entrega, deja este campo en blanco. De forma alternativa, introduce uno de los siguientes valores:

  • Entrega
  • Cuentas
  • Ventas
  • Compras
Línea 1 de dirección 2 Alfanumérico No Línea 1 de dirección 2. Máximo 50 caracteres.
Línea 2 de dirección 2 Alfanumérico No Línea 2 de dirección 2. Máximo 50 caracteres.
Código postal de dirección 2 Alfanumérico No Código postal de dirección 2.
Ciudad de dirección 2 Alfanumérico No Población o ciudad de dirección 2. Máximo 50 caracteres.
País de dirección 2 Alfanumérico No Máximo 2 caracteres. Para España, ES. Revisa los códigos para otros paises aquí.
NIF Alfanumérico No Para España el formato es: X12345678, 12345678X o X1234567X. Revisa el formato del NIF para otro paises aquí.
Configuración de cuenta Numérico No

Para utilizar la cuenta contable predeterminada, deja este campo en blanco.

Si es contacto de:

  • Proveedores: cuenta contable de compras/gastos
  • Clientes: cuenta contable de ingresos/ventas.

Para comprobar los códigos de las cuentas contables, accede a Configuración y, en Datos financieros, haz clic en Plan contable.

Condiciones de crédito Numérico No El número de días de crédito que tiene este contacto. Para utilizar condiciones de pago predeterminadas, deja este campo en blanco.
Notas Alfanumérico No Máximo 500 caracteres.
Nombre de cuenta bancaria Alfanumérico No Introduce el nombre de la cuenta bancaria del contacto. Máximo 50 caracteres.
IBAN de cuenta bancaria Alfanúmerico No Máximo 25 caracteres.
BIC de cuenta bancaria Alfanúmerico No  
Con recargo Alfanúmerico No Este campo solo esta disponible para la plantilla de clientes. Indica Sí para facturar con recargo de equivalencia o No. Si dejas el campo en blanco el programa lo tomará como No.

Importar los registros de tus contactos

  1. Accede a Contactos.
  2. En el menú Nuevo cliente menú o Nuevo proveedor menú, haz clic en Importar clientes o Importar proveedores.
  3. Descarga la plantilla si es necesario.

Si ya has creado un archivo CSV sin utilizar la plantilla, deberás descargar la plantilla y comprobar si el archivo tiene el formato correcto, incluida la fila de encabezado. Si el formato es incorrecto, la importación puede fallar. Si el archivo no tiene el formato adecuado, antes de continuar, deberás editarlo para que coincida con la plantilla.

  1. Introduce la información necesaria en el archivo CSV y guárdalo.
  2. Haz clic en Cargar y busca la ubicación en la que guardaste el archivo CSV.
  3. Selecciona el archivo y haz clic en Abrir.
  4. Haz clic en Cargar.

No puedes utilizar Contabilidad y Facturación mientras los datos se están cargando.

Si, por cualquier motivo, no se puede realizar la carga, aparecerá un mensaje que informa del motivo del fallo. Corrige los errores y, a continuación, intenta cargar de nuevo el archivo CSV. Para obtener más información sobre el formato que debe tener el archivo, consulta la sección anterior, Acerca del formato de archivo CSV de contactos.

  1. Haz clic en Aceptar.

Has importado correctamente los contactos, por lo que ya aparecen en la lista de contactos. Si estos contactos tienen saldos de apertura, puedes introducirlos de forma manual en la configuración o bien puedes importarlos.

Si aún no lo has hecho, también puedes importar tus productos y servicios.

Nombre de campo Tipo Obligatorio Notas
Descripción Texto Máximo 10 caracteres y debe ser único para este registro.
Nombre de negocio Texto  
Divisa Texto No Este es el código de divisa. Para utilizar la divisa predeterminada, deja este campo en blanco.
Límite de crédito Número No  
Tipo de dirección principal Texto No
Línea 1 de dirección principal Texto No  
Línea 2 de dirección principal Texto No  
Código postal de dirección principal Texto No  
Población/Ciudad de dirección principal Texto No  
País de dirección principal Texto No Este es el código de país. Máximo 2 caracteres.
Nombre de contacto principal Texto Introduce el nombre del contacto en este negocio. Como alternativa, para usar los valores predeterminados de Contacto principal, deja este campo en blanco.
Teléfono de contacto principal Número No Máximo 50 caracteres.
Tipo de contacto principal Texto No
Correo electrónico de contacto principal Texto No Debe ser una dirección de correo electrónico válida, por ejemplo, email@email.com.
Fax de contacto principal Número No Máximo 50 caracteres.
Tipo de dirección 2 Texto No
Línea 2 de dirección 1 Texto No  
Línea 2 de dirección 2 Texto No  
Código postal de dirección 2 Texto No  
Población/Ciudad de dirección 2 Texto No  
País de dirección 2 Texto No Este es el código de país. Máximo 2 caracteres.
NIF/CIF Texto No Es el NIF/CIF del contacto.
Cuenta contable Número No Nota: Es lo mismo que una categoría. Para utilizar la categoría predeterminada, deja este campo en blanco.
Condiciones de pago Número No El número de días de crédito que tiene este contacto. Para utilizar las condiciones de pago predeterminadas, deja este campo en blanco.
Notas Texto No Máximo 500 caracteres.
Nombre de cuenta bancaria Texto No  
Código de identificación de cuenta bancaria Número No  
Número de cuenta bancaria Número No Máximo 25 caracteres.
IBAN de cuenta bancaria Número No  
BIC de cuenta bancaria Número No Máximo 11 caracteres.