Bearbeiten einer wiederkehrenden Rechnung
Gehen Sie zu Einnahmen, wählen Sie Einnahmenrechnungen und klicken Sie auf die Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen.
Wählen Sie die Rechnung aus, die bearbeitet werden soll.
Sie haben folgende Optionen:
Änderungen an wiederkehrenden Rechnungen werden nur auf Folgerechnungen angewendet.
Die Rechnungsinformationen ändern
Bearbeiten Sie die wiederkehrende Rechnung, um Artikel oder Dienstleistungen hinzuzufügen oder zu entfernen, Produktdetails zu ändern wie z. B. Preise oder die Beschreibung oder um Rechnungsinformationen zu ändern wie z. B. Lieferadresse, Fälligkeitstermine oder Geschäftsbedingungen.
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Sie können den Kunden ändern so lange noch keine Rechnungen erstellt wurden.
Wenn Sie den Kunden ändern möchten, nachdem eine Rechnung erstellt wurde, können Sie die wiederkehrende Rechnung abbrechen und erneut einrichten.
- Wenn Sie wissen, dass die Informationen zu einem Artikel oder einer Dienstleistung sich geändert haben, aber noch nicht die neuen Informationen wie z. B. den neuen Preis kennen, löschen Sie die Zeile mit dem Artikel oder der Dienstleistung und wählen Sie den Artikel bzw. die Dienstleistung erneut aus, um die aktualisierten Informationen zu verwenden.
Die Frequenz ändern
Aktualisieren Sie die Frequenz, wenn Sie das Erstelldatum einer Rechnung ändern möchten. Achten Sie darauf, wann die nächste Rechnung fällig ist, da Sie möglicherweise zwei Rechnungen für denselben Zeitraum erstellen.
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Die Frequenz kann nur geändert werden, wenn die Daten in der Zukunft liegen.
Wenn Sie z. B. die Frequenz von jedem Donnerstag zu jedem Mittwoch ändern und heute Donnerstag ist, dann wird die nächste Rechnung am nächsten Mittwoch erstellt.
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Wenn Sie die Frequenz so ändern, dass die nächste Rechnung heute fällig ist, wird sofort eine Rechnung erstellt.
Wenn Sie z. B. die Frequenz von jedem Donnerstag zu jedem Mittwoch ändern und heute Mittwoch ist, dann wird die nächste Rechnung sofort erstellt.
Sobald Rechnungen erstellt wurden kann das Startdatum nicht mehr geändert werden.
Eine wiederkehrende Rechnung abbrechen oder löschen
Sie können eine wiederkehrende Rechnung abbrechen bevor sie abgeschlossen ist, z. B. wenn ein Kunde seine Bestellung storniert.
- Sie können die wiederkehrende Rechnung pausieren, falls Sie diese später fortsetzen möchten.
- Sie können das Enddatum ändern, sodass keine weiteren Rechnungen erstellt werden. Die wiederkehrende Rechnung wird als Beendet in der Liste Wiederkehrende Rechnungen angezeigt, sodass Sie sie in eine neue Rechnung kopieren können, falls erforderlich.
- Löschen Sie die wiederkehrende Rechnung. Dadurch werden keine weiteren Rechnungen erstellt und die Rechnung wird aus der Liste Wiederkehrende Rechnungen entfernt.
Die E-Mail-Nachricht ändern
Um den Nachrichtentext der E-Mail oder die Adresse unter Kopie an zu ändern:
- Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung.
- Wählen Sie Nachricht bearbeiten und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Die E-Mail-Adresse ändern
Wenn Sie automatisch Rechnungen versenden und die Rechnung an eine andere E-Mail-Adresse senden möchten, bearbeiten Sie den Kontaktdatensatz.
Rechnungen werden immer an die standardmäßige E-Mail-Adresse des Hauptkontakts gesendet.
Um diese E-Mail-Adresse zu ändern:
- Wählen Sie unter Kontakte die Option Kunden aus.
- Wählen Sie den relevanten Kontakt aus der Liste aus.
- Bearbeiten Sie auf der Registerkarte Kontakte und Adressen die Informationen des Hauptkontakts und aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse.
- Stellen Sie sicher, dass die wiederkehrende Rechnung auf Automatisch erstellen und per E-Mail versenden festgelegt ist.
- Stellen Sie sicher, dass der Hauptkontakt des Kundendatensatzes über eine E-Mail-Adresse verfügt.
- Fügen Sie eine E-Mail-Adresse zum Hauptkontakt hinzu und Folgerechnungen werden direkt per E-Mail versendet.
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Rechnungen, die bereits erstellt und noch nicht versendet wurden, können manuell aus der Rechnungsliste versendet werden.
