Configuration des relevés
Les relevés présentent l’activité d’un compte sur une période donnée. Il existe deux différents types de relevés :
- Relevés de compte des clients. Montrent ce que chaque client a payé et ce qu’il vous doit. Vous pouvez les envoyer à vos clients à tout moment pour les aider à faire le suivi de leur compte.
- Relevés de compte des fournisseurs. Vous aident à faire le suivi des comptes de vos fournisseurs. Vous pouvez exécuter les relevés fournisseurs à tout moment pour voir ce que vous avez payé et ce que vous devez aux fournisseurs.
À propos des relevés clients
Vous pouvez exécuter des relevés de compte individuellement pour chaque client ou bien pour tous les clients à la fois dans une exécution de relevés ou comme relevés mensuels. Si vous configurez des relevés mensuels (par client), ceux-ci seront automatiquement générés et envoyés par courriel à vos clients à un jour précis du mois. Vous pouvez choisir ce qui figure sur les relevés dans la plage de dates : Toutes les activités (paiements, factures payées et factures non réglées) ou seulement les factures non réglées.
Vous pouvez personnaliser les factures de vente et les relevés clients en fonction des besoins de votre entreprise. Si vous ne l’avez pas déjà fait, pensez à les personnaliser avant d’envoyer des relevés aux clients.
Configuration des relevés
Avant d’exécuter les relevés, suivez les étapes de configuration ci-dessous :
- Allez au menu Paramètres, Configuration des relevés.
- Sélectionnez :
- Toutes les activités ou Produits restants seulement dans les champs Type de relevé client et Type de relevé fournisseur.
- Courriel ou PDF dans le champ Format par défaut des relevés générés. Si sélectionnez la première option, le relevé est envoyé à l’adresse courriel du contact principal. Si le client n’a pas d’adresse courriel, un PDF est créé que vous pourrez imprimer et envoyer par la poste.
- Montrer les jours et labels des factures échues en rouge si vous voulez inclure le nombre de jours échus et la mention « Échue » en rouge sur le relevé.
- Afficher la balance âgée pour inclure une table avec la balance âgée sur le relevé.
- Indiquez si vous voulez inclure ou exclure les paiements postdatés sur les relevés de compte des clients de type Produits restants. Par exemple, si vous choisissez :
- Inclure les paiements postdatés. Puis, vous créez un relevé client en date du 30 septembre, une facture datée du 1er septembre qui a été payée (même si le paiement a lieu après le 30 septembre) ne sera pas incluse sur le relevé.
- Exclure les paiements postdatés. Le relevé présentera tous les produits restants à la date du relevé même si certains produits ont été réglés depuis cette date. Si vous créez un relevé de compte en date du 30 septembre et qu’une facture datée du 1er septembre a été réglée, celle-ci sera incluse sur le relevé.
- Entrez toutes notes que vous souhaitez envoyer à vos clients dans la section Notes de relevés clients. Il peut s’agir, par exemple, des détails du paiement ou d’un message de remerciement.
- Cliquez sur Enregistrer.