Utiliser des documents de vente

Que vous créiez de nouveaux documents de vente (factures, notes de crédit, devis ou estimations) ou que vous utilisiez des documents existants, les pages des documents (ou le nouveau document) incluent des fonctionnalités qui vous permettent d’agir d’avantage sur le document.

Dans le menu Ventes, cliquez sur le type de document de vente sur lequel vous voulez travailler (Factures de vente, par exemple), puis créez un nouveau document ou ouvrez-en un existant afin d’accéder à la page du document.

Note: Vous pouvez seulement consulter la frise chronologique des documents créés après le 1er mars 2019.

Comprendre la frise chronologique du document

Pour vous aider à suivre l’avancée des documents de vente, chacun d’entre eux est associé à une frise chronologique affichée sur la droite de la page. En faisant glisser votre souris au dessus, vous obtenez des informations supplémentaires sur les états suivants :

  • Créé. Indique la date et l’heure de création du document.
  • Envoyé. Indique si le document a été envoyé ou non au client. Si le document a été :
  • Enregistré au format PDF. Les détails indiquent que le document a été Émis manuellement. S'il est envoyé par courriel ultérieurement, les détails vont afficher cet état.
  • Envoyé par courriel. Les détails indiquent l’adresse (ou les adresses) courriel à laquelle le document a été envoyé, la date et l’état d’expédition du message. L’indicateur est vert lorsqu'au moins un courriel a été correctement livré et rouge lorsque l’un des courriels n’a pu être livré. Vous devez rafraichir la page pour mettre à jour cet état. Ainsi, si une adresse courriel utilisée pour un envoi n’apparaît pas, il faut rafraichir la page avant d’envoyer à nouveau le message.

Note: L’état Envoyé est mis à jour pour tous les destinataires que vous avez indiqués dans les champs À et CC du courriel mais il ne l’est pas si vous avez choisi de vous envoyer une copie (envoyé comme destinataire CCI).

  • Consulté. Indique l’adresse courriel et la date à laquelle le document a été lu par le destinataire. L’état est mis à jour lorsqu’un destinataire clique sur le bouton Afficher le document dans le corps du message. Si vous joignez un PDF en pièce jointe au courriel, votre destinataire peut l’ouvrir sans que cela ne fasse l’objet d'un suivi. Pour vous assurer que cet état soit mis à jour, vous pouvez décocher la case Inclure PDF en pièce jointe dans la fenêtre Envoyer par courriel quand vous envoyez des documents de vente. Cet état est également mis à jour lorsque vous recevez une confirmation de réception depuis la boite courriel du destinataire du message. Toutefois, ce type de confirmation n'est pas systématique. Il est possible que votre courriel ait été reçu mais que l’état ne soit pas mis à jour.

Note: L’état Consulté est mis à jour pour tous les destinataires que vous avez indiqués dans les champs À et CC du courriel mais il ne l’est pas si vous avez choisi de vous envoyer une copie (envoyé comme destinataire CCI). Pour envoyer par courriel des documents de vente, utilisez le lien hypertexte Courriel de la page du document. Vous pouvez envoyer par courriel des documents de vente depuis les listes correspondantes, mais avec cette méthode les courriels ne font pas l’objet d’un suivi et la frise chronologique n’est pas mise à jour.

  • Payé. Indique la date du dernier paiement effectué pour une facture de vente. L’indicateur est vert si la facture est totalement payée, orange clair si elle est partiellement payée et orange foncée quand elle accuse un retard de paiement.
  • Facturé/Expiré/Refusé. Applicable uniquement aux devis et estimations. L’état peut être :
  • Facturé. Si une facture a été créée à partir d’un devis ou d’une estimation. Les détails indiquent la date et l’heure de création de la facture.
  • Expiré. Si le devis ou l’estimation a atteint sa date d’expiration. Les détails indiquent la date et l’heure d’expiration.
  • Refusé. Si le client refuse le devis ou l’estimation. Les détails indiquent la date et l’heure auxquels la facture a été refusée.

Volet des actions

À partir du volet d’actions à droite de la page, vous pouvez réaliser les actions suivantes :

Tâche Description
Courriel

Cette action ouvre la fenêtre Courriel dans laquelle vous pouvez envoyer par courriel le document à un ou plusieurs destinataires. Saisissez les adresses courriel auxquelles vous voulez envoyer le document dans les champs À et CC. Si vous saisissez plusieurs adresses courriel, séparez-les par des points virgules (;). Si vous le souhaitez, vous pouvez :

  • Cocher la case M’envoyer une copie pour également envoyer par courriel une copie à la personne connectée au système.
  • Cocher Inclure PDF en pièce jointe pour joindre un PDF du document de vente au courriel.
  • Modifier, si vous le souhaitez, les champs Objet et Message.

Quand vous êtes satisfait, cliquez sur Envoyer pour envoyer le courriel.

Imprimer Cette action ouvre le document de vente dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre de votre navigateur, dans lequel vous pouvez imprimer ou enregistrer la page.
Modifier Cette action vous permet de passer en mode édition afin de modifier le document de vente.
Ajouter une note de crédit Cette action vous permet d’ouvrir la page Nouvelle note de crédit de vente dans laquelle vous pouvez créer une note de crédit correspondant à la facture de vente choisie.
Copier

La page de création d’un nouveau document de vente du même type (facture, note de crédit, devis ou estimation) s’ouvre, dans laquelle s'affichent les détails du document original. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder une copie exacte de ce document avec un nouveau numéro de facture, ou modifiez les détails, puis cliquez sur Enregistrer.

Imprimer bordereau de marchandises Cette action ouvre un bordereau de marchandises pour le document de vente dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre de votre navigateur, dans lequel vous pouvez imprimer ou enregistrer la page. Le bordereau de marchandises ne contient que les informations sur le produit commandé sans les prix ou les totaux.
Télécharger En fonction de votre navigateur web, le PDF du document de vente est soit automatiquement téléchargé vers votre dossier Téléchargements ou bien, vous pourriez être invité à enregistrer le fichier sur votre ordinateur.
Annuler ou Supprimer

Si vous avez créé par erreur une facture ou une note de crédit de vente, vous ne pouvez pas la supprimer, mais vous pouvez l’annuler. Annuler les documents de vente permet de s’assurer que la numérotation des documents reste séquentielle.

Si vous avez créé un devis ou une estimation de vente par erreur ou que vous n’en avez plus besoin, vous pouvez le supprimer.