Ajouter et modifier des stocks, des produits et des services

Vous pouvez suivre des quantités achetées et vendues (entrantes et sortantes), des coûts et d'autres informations concernant les articles, telles que l'emplacement de stockage. Vous pouvez créer les types d'articles suivants :

Stocks. Les articles de stock sont des produits que vous souhaitez compter et suivre. Quand vous achetez et vendez un article, la quantité de l'article en stock augmente ou diminue automatiquement. Vous évitez ainsi de vendre des articles que vous n'avez pas en stock. Vous pouvez aussi être averti lorsque les quantités sont faibles et vous pouvez utiliser l’état Récapitulatif des mouvements de stock pour vérifier les mouvements de stock et vous aider à gérer vos coûts.
Produit. Les produits (ou articles non gérés en stock) sont des produits que vous souhaitez enregistrer, mais pour lesquels vous ne voulez pas réaliser de suivi. Par exemple, vous pouvez utiliser des produits pour de petites choses que vous ne comptez pas, comme des vis ou des boulons. Vous pouvez les ajouter aux factures d’achats et de ventes mais les quantités ne seront pas actualisées.
Service. Pour les articles non physiques que vous vendez et achetez, vous pouvez créer des postes de service. Par exemple, une entreprise de réparation d'ordinateurs pourrait créer des articles de stock et des produits pour réaliser le suivi des matériels informatiques, mais aussi des postes de service pour autre tâche telle que les mises à jour logicielles ou l'élimination de virus.

Note: Bien que cet article décrive comment créer manuellement des produits et des services, vous pouvez aussi importer des produits et services depuis un fichier CSV.

Ajouter un article de stock

Ouvrez Produits et services, puis cliquez sur Nouvel article.
Cliquez sur Stocks, puis entrez les informations suivantes :
- Code de l’article. Saisissez un code pour l'article de stock.
- Description de l'article. Saisissez une description de l'article de stock que nous imprimerons sur vos factures.
- Catégorie. Si vous avez configuré des catégories de produit et service, choisissez une catégorie pour l'article de stock.
Sous Je vends cet article, saisissez les informations suivantes :
- Nom du prix. Affiche trois prix de vente que vous pouvez utiliser pour indiquer le prix de vente, le prix marchand et le prix de gros. Cela vous permet de sélectionner le prix voulu lorsque vous créez une facture.
  
  Note: Vous pouvez modifier les noms de prix et ajouter un quatrième niveau de prix au besoin dans Paramètres par défaut.
- Prix ($). Saisissez chaque prix.
- Compte de vente. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les ventes de cet article de stock.
Note: Lorsque vous créez une facture, vous pouvez écraser le prix, le compte du grand livre et le taux de taxation.
Sous J'achète cet article, renseignez les informations suivantes :
- Fournisseur habituel. Sélectionnez le fournisseur auquel vous achetez habituellement cet article.
- Référence fournisseur. Saisissez un nom court ou le code de l'article du fournisseur.
- Prix d'achat. Saisissez le prix auquel vous achetez cet article. Par défaut, ce prix est utilisé lorsque vous créez une facture d'achat.
  
  Si vous n'indiquez pas de prix, ce champ est actualisé automatiquement avec le prix que vous saisirez pour l'article sur votre prochaine facture d'achat ou sur votre prochain ajustement de stock.
- Compte d’achat. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les coûts d'achat de cet article de stock.
  
  Note: Nous vous conseillons d'utiliser un compte d'actif (du bilan). Ainsi, lorsque vous achetez l'article, celui-ci est enregistré comme un actif pour votre entreprise. Lorsque vous vendez l'article, vous devez reporter un journal pour tenir compte du coût de la vente et transférer cette valeur à votre rapport État des résultats.
- Stock mini. Saisissez la quantité à laquelle le stock doit être réapprovisionné. Par exemple, si vous saisissez 20,00 dans ce champ, vous êtes averti quand vous avez atteint le seuil de réapprovisionnement de cet article.
- Qté de commande. Saisissez la quantité que vous recommanderiez normalement pour cet article.
Sous la section Solde d'ouverture, fournissez les informations suivantes :
- J’ai du stock disponible. Cochez cette case si vous avez du stock disponible pour ce produit.
- Quantité initiale. Indiquez le nombre d’articles disponibles.
- Date début. Saisissez la date du dernier inventaire de l’article.
- Prix d'achat. Saisissez le prix d'achat de l'article.
Sous Informations supplémentaires, renseignez les informations suivantes :
- Groupe de produits. Si vous utilisez des types d'analyse pour vos articles de stock, sélectionnez le groupe de produits de l'article.
- Emplacement. Saisissez l'emplacement de votre article de stock (25 caractères maximum).
  
  Note: Il s'agit d'un champ de texte uniquement. Vous ne pouvez pas configurer d'emplacements prédéfinis ni déplacer les articles en stock d'un emplacement à un autre.
- Code barre. Saisissez le code barre de l'article sous forme de texte (60 caractères maximum).
- Poids. Saisissez le poids de l'article. Utilisez la même unité de mesure que celle sélectionnée dans Paramètres par défaut.
- Notes. Saisissez toute remarque supplémentaire concernant l'article de stock.

Ajouter un produit

Ouvrez Produits et services, puis cliquez sur Nouvel article.
Cliquez sur Produit, puis entrez les informations suivantes :
- Code de l’article. Saisissez un code pour le produit.
- Description de l'article. Saisissez une description du produit que nous imprimerons sur vos factures.
- Catégorie. Si vous avez configuré des catégories de produit et service, choisissez une catégorie pour le produit.
Sous Je vends cet article, saisissez les informations suivantes :
- Nom du prix. Affiche trois prix de vente que vous pouvez utiliser pour indiquer le prix de vente, le prix marchand et le prix de gros. Cela vous permet de sélectionner le prix voulu lorsque vous créez une facture.
  
  Note: Vous pouvez modifier les noms de prix et ajouter un quatrième niveau de prix au besoin dans Paramètres par défaut.
- Prix ($). Saisissez chaque prix.
- Compte de vente. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les ventes de ce produit.
Note: Lorsque vous créez une facture, vous pouvez écraser le prix, et le compte du grand livre.
Sous J'achète cet article, renseignez les informations suivantes :
- Fournisseur habituel. Sélectionnez le fournisseur auquel vous achetez habituellement ce produit.
- Description de l'achat. Saisissez une description du produit.
- Prix d'achat. Saisissez le prix auquel vous achetez ce produit. Par défaut, ce prix est utilisé lorsque vous créez une facture d'achat.
  
  Si vous n'indiquez pas de prix, ce champ est actualisé automatiquement avec le prix que vous saisirez pour l'article hors stock sur votre prochaine facture d'achat.
- Compte d’achat. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les coûts d'achat de ce produit.
  
  Note: Nous vous conseillons d'utiliser un compte d'actif (du bilan). Ainsi, lorsque vous achetez le produit, celui-ci est enregistré comme un actif pour votre entreprise. Lorsque vous vendez le produit, vous devez reporter un journal pour tenir compte du coût de la vente et transférer cette valeur à votre rapport État des résultats.
Sous Informations supplémentaires, saisissez toute remarque supplémentaire concernant le produit.

Ajouter un service

Ouvrez Produits et services, puis cliquez sur Nouvel article.
Sélectionnez Service et saisissez les informations suivantes :

Code de l’article. Saisissez un code pour le service.

Description de l'article. Saisissez une description du service que nous imprimerons sur vos factures.

Catégorie. Si vous avez configuré des catégories de produit et service, choisissez une catégorie pour le service
Sous Je vends cet article, saisissez les informations suivantes :
- Tarification. Affiche trois tarifs que vous pouvez utiliser pour indiquer le prix de vente, le prix marchand et le prix de gros. Cela vous permet de sélectionner un tarif lorsque vous créez une facture.
  
  Note: Vous pouvez modifier le nom des tarifs et ajouter un autre tarif au besoin dans Paramètres par défaut.
- Taux ($). Saisissez chaque taux.
- Compte de vente. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les ventes de ce service.
Sous J'achète cet article, renseignez les informations suivantes :
- Fournisseur habituel. Sélectionnez le fournisseur auquel vous achetez habituellement ce service.
- Description de l'achat. Saisissez une description du service à inclure dans vos factures.
- Prix d'achat. Saisissez le prix auquel vous achetez ce service. Par défaut, ce prix est utilisé lorsque vous créez une facture d'achat.
  
  Si vous n'indiquez pas de prix, ce champ est actualisé automatiquement avec le prix que vous saisirez pour le service sur votre prochaine facture d'achat
- Compte d’achat. Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel vous voulez reporter les coûts d'achat de ce service.
Sous Informations supplémentaires, saisissez toute remarque supplémentaire concernant le service.

Modifier un produit ou service

Ouvrez Produits et services et double-cliquez sur l'article que vous voulez modifier.
Cliquez sur Modifier.
Apportez toute modification nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.

Note: Si vous n'utilisez plus un article, vous pouvez le marquer comme Inactif dans la section Informations sur l'article.

Les changements que vous apportez à un produit ou un service ne seront pas appliqués aux factures ouvertes déjà existantes. Si vous voulez que ces factures prennent en compte les modifications, voici comment faire :

Trouvez la facture et cliquez dessus.
Cliquez sur Modifier.
Sur la ligne que vous voulez actualiser, sélectionnez un autre article puis sélectionnez à nouveau le bon article.
Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un produit ou service

Vous pouvez uniquement supprimer des articles qui n'ont pas été ajoutés à une facture. Si l'article a été ajouté à une facture, vous ne pouvez pas le supprimer, mais par contre, vous pouvez le marquer comme Inactif.

Ouvrez Produits et services.
Sélectionnez la case correspondant à l'article que vous voulez supprimer.
Cliquez sur Supprimer, puis sur Oui pour confirmer la suppression.