Créer et gérer des factures de vente

Créer facture de vente vous aide à faire le suivi de ce que vos clients vous achètent, combien ils vous doivent et la date à laquelle les paiements sont dûs. Vous pouvez choisir d'imprimer la facture et de l'envoyer à votre client ou bien, vous pouvez l'envoyer par courriel. Lorsque vous recevez le paiement d'un client, vous pouvez l'imputer à la facture. Vous pouvez créer un nombre illimité de factures.

Avant de pouvoir créer une facture, vous devez ajouter un enregistrement de contact pour votre client. Si vous fournissez à vos clients les mêmes produits ou services, vous pouvez créer des enregistrements spécifiques pour gagner du temps lors de la saisie de factures.

Note:

Personnaliser les factures pour refléter la marque de votre entreprise :

Enregistrement de factures de ventes pour des stocks

Le suivi de votre stock est assuré par l’enregistrement des mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un ajout ou un retrait de stock. Chaque fois que vous enregistrez une note de crédit de qui inclut un article en stock, une opération de sortie de produits est réalisée et vos niveaux de stock de l’article augmentent automatiquement.

Le niveau de vos articles en stock ne peut pas être négatif. Si vous essayez de créer une facture de ventes pour un article en stock au-delà de la quantité disponible, un message vous indiquant que le stock disponible n’est pas assez élevé s'affiche. Vous devez enregistrer cette facture comme brouillon jusqu'à ce que vous ayez enregistré toutes vos opérations d'achat. Au besoin, vous pouvez ajuster manuellement le niveau de vos stocks pour modifier le nombre d'articles que vous avez en stock. Cette option permet notamment de passer en perte des stocks endommagés ou de rectifier les quantités suite à une prise d'inventaire.

Enregistrement d'une facture de vente

  1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de vente.
  2. Cliquez sur Nouvelle facture.
  3. Entrez les informations suivantes :
    Client*Choisissez le client dans la liste
    Conseil : Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur Ajouter un client, renseignez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
    Conseil : Pour afficher l’adresse du client sur la facture de vente, l’adresse doit être enregistrée dans le contact du client.
    Date*Saisissez la date de la facture.
    Date d’échéance*Cette date est calculée automatiquement en fonction des modalités de paiement saisies dans l'enregistrement du client. Si vous n'avez pas saisi de modalités de paiement personnalisées, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit par défaut dans Paramètres > Paramètres par défaut. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date.
    Référence / N° BCSi nécessaire, saisissez une référence (par exemple, un numéro de commande client).
    Adresse principale*Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci apparaît automatiquement. Sinon, entrez l'adresse dans ce champ.
    Adresse de livraisonPar défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse principale du client. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, choisissez l'adresse voulue dans la liste déroulante Adresse de livraison. Si l'adresse n'existe pas, choisissez Personnalisée et entrez les informations voulues.

    * Indique un champ obligatoire.

  4. Entrez les informations suivantes :
    Produit/ServicePour enregistrer la vente d'un produit ou service spécifique, entrez le nom de l'article et choisissez l’article dans la liste déroulante. S'il existe plusieurs prix ou taux pour l'article, choisissez le taux à utiliser. Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement, cliquez sur Créer un article.

    Remarque : Par défaut, la liste présente d’abord la description du produit en premier, puis le code de l’article. Vous pouvez néanmoins modifier cet ordre pour que le code soit affiché en premier dans le champ Ordre de tri pour les menus Produit/Service de la section Paramètres de produits et services des Paramètres par défaut (allez dans Paramètres, puis cliquez sur Paramètres par défaut).
    Description*Saisissez une description pour la vente.
    Compte du grand livre*Choisissez le compte de grand livre de la vente.
    Qté/hres*Saisissez la quantité d'articles vendus. Ce champ sert aussi à entrer le nombre d'heures de service.
    Prix/taux*

    Saisissez le prix ou le taux unitaire de l'article.

    Tip:

    Si vous avez défini plusieurs prix ou taux pour cet article, cliquez sur la case Prix/taux et sélectionnez le prix ou le taux approprié. À propos des barèmes de prix

    RemiseSi vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.
    Taux de taxation*Choisissez le taux de taxation.
    Montant de taxe*Il est calculé automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de taxation.
    TotalIl s'agit de la valeur brute totale de la facture.
  5. * Indique un champ obligatoire.

  6. Pour ajouter d'autres transactions sur la ligne suivante, répétez l'étape précédente. Si des types d'analyse ont été définis, une icône de double flèche s’affiche à la fin de chaque poste de la facture. Cliquez dessus pour sélectionner le type d’analyse correspondant pour chaque poste.
  7. Au besoin, entrez des commentaires, et vos modalités et conditions.
    Note: Si vous voulez enregistrer cette facture comme une ébauche, parce que vous n'êtes pas prêt à l'envoyer à votre client, sélectionnez la case Enregistrer sous et sélectionnez Ébauche. Vous pouvez aussi l’enregistrer comme facture pro forma. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à votre client, ouvrez l'ébauche de facture, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrer comme ébauche.
  8. Si vous voulez facturer des frais d'expédition à votre client, entrez le montant net dans la case Expédition et choisissez le taux de taxation correspondant.
  9. Pour envoyer la facture par courriel, cliquez sur Enregistrer et envoyer pour ouvrir la fenêtre Envoyer la facture par courriel. Si une adresse courriel figure dans l'enregistrement du client, elle est affichée dans le champ À.
    • Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres adresses courriel en les séparant par un point-virgule.
    • Votre adresse courriel apparait dans le champ Cc.
    • Sélectionnez M’envoyer une copie si vous voulez recevoir une copie du courriel.
    • Les factures de ventes sont stockées sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur facture dans ce courriel. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur facture, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de la facture dans le courriel.
    • Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut du courriel dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer la facture.
  10. Cliquez sur Envoyer (si vous envoyez par courriel) ou Enregistrer.

Suivi des factures de vente

Pour vous aider à gérer et faire le suivi des factures de vente que vous créez, vous pouvez utiliser la frise chronologique des documents pour consulter les détails tels que la date de création, si elles ont été envoyées par courriel ou imprimées et si elles ont été réglées. Consultez Utiliser des documents de vente pour en savoir plus.

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