Ajouter et gérer des contacts

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients ou les mêmes fournisseurs, vous pouvez créer des enregistrements de contacts. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous saisissez des ventes et des achats, et vous aide à faire le suivi des personnes qui vous doivent de l'argent et de ceux à qui vous en devez.

Pour accélérer la saisie des données, vous pouvez aussi importer vos contacts.

Pour créer un nouveau contact

  1. Allez à Contacts.
  2. Cliquez Nouveau client ou Nouveau fournisseur.
  3. Remplissez les informations suivantes :

    • Raison sociale. La raison sociale du contact.
    • Nom du contact. Le nom du contact.
    • Référence. Une référence du contact.
    • Courriel. L'adresse courriel du contact.
    • Mobile. Le numéro de mobile du contact.
    • Téléphone. Le numéro de téléphone du contact.
  4. Dans l'onglet Détails du compte, saisissez les informations suivantes :

    • Pays. Sélectionnez le pays du contact.
    • Adresse. Entrez l’adresse du contact.
    • Compte par défaut. Si le contact est un client, sélectionnez un compte de vente du grand livre par défaut. Pour les fournisseurs, sélectionnez un compte d'achat du grand livre par défaut. Le compte par défaut est utilisé lorsque vous créez des factures, des notes de crédit, des écritures rapides et des devis de vente.

      Note: Si vous utilisez des produits et des services, lorsque vous ajoutez ces éléments à une facture, le compte du grand livre de produits ou services par défaut est utilisé à la place.

    • Taux taxation. Sélectionnez le taux de taxation voulu.
  5. On the Account Details tab, enter the following information:

    • Country. Select the contact's country.
    • Address. Enter the contact’s address.
    • Account Default. If the contact is a customer, select a default sales ledger account. For vendors, select a default purchase ledger account. The default account is used when you create invoices, credit notes, quick entries and sales quotes.

      Note: If you use products and services, when you add these items to an invoice, the default product or service ledger account is used instead.

    • Tax Rate. Select the contact’s tax rate.
    • 1099 Vendor and Vendor Tax ID. If the contact is a 1099 vendor, select this check box and enter their tax ID. The standard format for US Vendor Tax ID is XXX-XX-XXXX or XX-XXXXXXX (digits separated by dashes). If you do not know their tax ID, you can leave this blank and fill it in later.
  6. Dans l'onglet Détails de paiement, saisissez les informations suivantes :

    • Limite de crédit déterminée. Cochez la case Limite de crédit déterminée et entrez la valeur de la limite de crédit. La limite de crédit est affichée dans les rapports chronologiques Comptes clients et Comptes fournisseurs.
    • Modalités de crédit déterminées. Cochez la case et entrez le nombre de jours de crédit dont ce contact disposera.

      Tip: Si le contact est un client, vous pouvez également entrer des modalités personnalisées. Celles-ci apparaissent sur les factures que vous envoyez à votre client.

    • Nom du compte. Entrez le nom du compte bancaire de votre contact.
    • ABA/Numéro d'acheminement. Entrez le numéro d’acheminement de sa banque.
    • Numéro de compte. Entrez le numéro du compte bancaire.
  7. À l’onglet Paramètres par défaut, indiquez ce qui suit :
    • Prix par défaut. Pour les contacts clients seulement. Choisissez le niveau du prix du produit pour le client (par exemple, Prix de vente, Échange ou Vente en gros).
    • Langue. La langue de choix du contact. Les documents de vente seront envoyés dans cette langue.
    • Devise. La devise de choix du contact. Les documents de vente s’afficheront dans cette devise.
  8. Cliquez sur Notes et entrez toute remarque que vous souhaitez enregistrer concernant le contact.
  9. Cliquez sur Analyse. Si vous avez créé des groupes d'analyse, indiquez les groupes que vous souhaitez affecter à ce contact.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter et modifier un contact

  1. Allez à Contacts.
  2. Sélectionnez un contact.
  3. Pour consulter l'activité du contact, cliquez sur l'onglet Activité.

  4. Pour ajouter ou modifier des contacts et des adresses, cliquez sur l'onglet Contacts et adresses.

    • Pour modifier un contact, cliquez sur Modifier Bouton Modifier à côté du contact et actualisez les informations nécessaires.

      La personne répertoriée comme le Contact principal est le principal contact pour l'entreprise, et apparaît entre parenthèses à côté du nom de l'entreprise.

      Si vous souhaitez faire suivre toute la correspondance électronique avec l'entreprise à cette personne, cochez la case Envoyer une copie des courriels à cette personne.

    • Pour modifier une adresse, cliquez sur Modifier Bouton Modifier à côté de l'adresse et actualisez les informations nécessaires. Vous pouvez modifier le nom de l'adresse ou changer le type d'adresse en utilisant le menu déroulant.

      L'adresse indiquée comme Adresse de facturation apparaîtra sur la facture.

      Note: Étant donné que les contacts sont liés à leurs adresses, si vous supprimez une adresse, tous les contacts liés à cette adresse seront également supprimés.

  5. Pour ajouter ou modifier des informations de paiement, cliquez sur l'onglet Détails de paiement.
  6. Pour ajouter ou modifier des informations générales concernant l'entreprise ou pour vérifier les options du client pour les relevés bancaires, cliquez sur l'onglet Options.
    • Si le contact est un client, vérifiez que l'information présente dans la section Exécutions des relevés soit correcte.

      Pour modifier les informations, cliquez sur Modifier , apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer. Les modifications sont appliquées à toutes les futures générations de relevé pour le client.

  7. To add or edit general business information, check customer statement options, or update a vendor's 1099 Vendor status and/or Tax ID, click the Options tab.
    • If the contact is a vendor, you can update their 1099 Vendor status and/or Tax ID.
    • If the contact is a customer, verify that the information in the Statement Runs section is correct.

      To change any details, click Edit , make any needed changes, and then click Save. Any changes you make are applied to all future statement runs for the customer.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un contact

Si le contact n’est associé à aucune transaction, vous pouvez le sélectionner dans la liste Contacts (cliquez sur Contacts) et cliquez sur Supprimer.

Vous ne pouvez pas supprimer un contact qui est associé à des transactions. De plus, vous ne pouvez pas supprimer le nom Contact principal ni l’adresse principale. Pour éviter toute confusion, vous pouvez remplacer le nom du contact par « Ne pas utiliser » ou le modifier le cas échéant.