Créer des règles bancaires

Utilisez les règles bancaires avec des comptes bancaires connectés à un flux bancaire ou lorsque vous importez un relevé.
Créez des règles bancaires avant ou après la réception de transactions via un flux bancaire ou une importation de relevés.
Gérez les règles bancaires à tout moment à partir d’un emplacement centralisé sur la page Opérations bancaires.

Créer des règles bancaires

Avant de recevoir des transactions

Sélectionnez Opérations bancaires, puis :

Gérer les règles bancaires.. Pour ouvrir la page Règles bancaires, où sont affichées les règles de tous les comptes.

Actions, Gérer les règles bancaires Dans le coin inférieur droit d’un compte spécifique pour ouvrir la page Règles bancaires, où sont affichées uniquement les règles de ce compte.

Si nécessaire, sélectionnez un compte dans le champ Comptes bancaires. Sélectionnez Créer une règle.
Entrez un nom de la règle et indiquez si elle s’applique aux Paiements (sorties de fonds) ou aux Encaissements (rentrées de fonds).
Sélectionnez Activer cette règle à l’enregistrement pour activer la règle. Si vous avez décidé de ne pas utiliser cette règle ultérieurement, désélectionnez cette option pour la désactiver.
Définissez les conditions que l’opération bancaire doit remplir pour être appariée à la règle.
Définissez les détails de la transaction pour indiquer à Comptabilité comment créer une transaction.

Après avoir reçu des transactions

Sur la page Opérations importées :

Sélectionnez Règles, puis Nouvelle règle.

ou
Sélectionnez Créer une règle sur une transaction. Les détails de la transaction s’affichent automatiquement dans les champs correspondants de la fenêtre Nouvelle règle.

Donnez un nom à la règle et indiquez si elle est utilisée pour les paiements (sorties de fonds) ou les encaissements (rentrées de fonds).
Vérifiez et, si nécessaire, modifiez la règle, puis sélectionnez Enregistrer.

Explication des champs

Plus d’informations sur les champs de la fenêtre Créer une règle.

Champ	Description
Conditions
Champ	Choisissez les informations que vous souhaitez utiliser pour reconnaître la transaction importée. Il peut s’agir de la référence et de la date ou de la référence et du montant, par exemple.
Valeur	Définissez les conditions à utiliser et la valeur que vous souhaitez apparier, comme le montant de la transaction.
Égal à	La transaction importée doit correspondre exactement aux valeurs indiquées. Utilisez cette option pour des transactions telles que des prélèvements automatiques où le montant ou la référence ne change jamais.
Contient	La transaction importée ne doit contenir qu’une partie de la valeur que vous avez définie. Ceci est utile pour le champ de référence. Par exemple, la référence sur une transaction peut contenir le nom du fournisseur plus un numéro unique pour la transaction. En utilisant l’option Contient, vous pouvez toujours apparier la transaction au fournisseur voulu.
Ne contient pas	Vous pouvez utiliser cette option pour traiter les exceptions à une règle plus générale.
Détails de transaction
Type de transaction	Pour : Virement bancaire. Pour éviter les doublons, vous devez configurer cette option uniquement dans l’un des comptes bancaires concernés par le virement. Dans l’autre compte bancaire, sélectionnez Apparier avec le virement entrant ou sortant de l’autre compte. Autre paiement et Autre encaissement. Le compte du grand livre et le taux de taxation sont obligatoires. Acompte. Vous devez choisir un client ou un fournisseur.
Vendor	Le fournisseur que vous avez payé ou qui vous a payé.
Mode	Le mode de paiement de la transaction tel que carte de crédit/débit ou chèque.
Référence	Vous pouvez également saisir une référence à utiliser lors de la création de ce type de transaction.
Description	Vous pouvez également saisir une description à utiliser lors de la création de ce type de transaction.
Compte du grand livre	Le compte du grand livre que vous souhaitez débiter ou créditer avec le montant de cette transaction.
Taux de taxation	Le taux de taxation qui s’applique lors de la création de ce type de transaction.

Lorsque des transactions sont téléchargées ou importées, une seule règle bancaire est appliquée à chaque transaction. Si vous n’avez qu’une seule règle bancaire, vous n’avez pas besoin de vous soucier de définir un ordre de priorité. Toutefois, si vous en avez plusieurs, vous devrez les classer par ordre de priorité afin qu’elles soient appliquées dans le bon ordre.

Vos règles bancaires les plus spécifiques doivent toujours être définies sur la priorité la plus élevée. Par exemple, si vous disposez d’une règle dans laquelle l’une des conditions est définie sur un montant spécifique, elle doit être définie comme étant la première à appliquer. Les règles bancaires avec des conditions générales non spécifiques sont de moindre priorité.

Allez à la section Appliquer la règle dans cet ordre.
Dans la liste déroulante Priorité, sélectionnez :

Première. Pour faire de cette règle la première de la liste, en lui donnant la priorité maximale.
Suivante. S'il ne s’agit pas d’une règle de priorité maximale. Sélectionnez la règle bancaire à suivre dans l’ordre.

Sélectionnez Enregistrer.

Vos nouvelles règles bancaires seront appliquées aux transactions la prochaine fois que vous les importerez de votre banque. Si vous avez des transactions en attente, sélectionnez Appliquer les règles aux transactions en attente pour que les nouvelles transactions les appliquent.

Appliquer des règles aux opérations importées

Exemple de règle bancaire.

Chaque mois, l’entreprise Gâteaux de rêve paie 199 $ par prélèvement automatique pour sa facture de gaz et d’électricité à Société de services publics. Puisque le montant et le fournisseur sont toujours identiques, le propriétaire de l’entreprise souhaite définir une règle bancaire. De cette façon, la transaction est automatiquement créée lorsqu’elle provient de son compte d’entreprise à la Banque nationale. Les règles bancaires fonctionnent avec les flux bancaires et lors de l’importation d’un relevé, de sorte que le propriétaire de l’entreprise peut être sûr que la même transaction sera créée, quelle que soit la manière dont elle est importée.

Lors de la création de la règle bancaire, le propriétaire de l’entreprise définit les conditions comme suit :

Champ	Valeurs	Description
Référence	Égal à	Gaz et électricité
Montant	Égal à	199,00

Étant donné qu’il s'agit d’un paiement, le propriétaire de l’entreprise définit les détails des transactions de la manière suivante :

Type de transaction	Autre paiement
Vendor	Gaz et électricité
Mode	Carte de crédit/débit
Référence	Société de services publics
Description	Prélèvement automatique gaz et électricité
Compte du grand livre	Électricité (7200)
Taux de taxation	Taux 5 %

What's next?

Gérer les règles bancaires.

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