Acerca de los extractos de cuentas de clientes

Puedes crear extractos para enviarlos a tus clientes y mostrarles el estado de sus cuentas. En los extractos constan todas las facturas sin pagar y los pagos a cuenta sin asignar al final de un período determinado. En el caso de las facturas con pagos parciales, los extractos también muestran el importe que el cliente ha abonado y el pendiente.

Configurar contenido de extractos

  1. Ve a Configuración > Configuración de extractos.
  2. En el campo Tipo de extracto del cliente, selecciona Toda la actividad o Solo artículos pendientes.
  3. Haz clic en Guardar.

Consultar extractos de un cliente

  1. Ve a Contactos y, a continuación, a Clientes.
  2. Haz clic en el cliente.
  3. En el menú Administrar, haz clic en Visualizar operaciones.
  4. En el campo Hasta*, introduce la fecha de finalización.

Puedes enviar por correo electrónico el extracto a tu cliente o guardarlo como un archivo PDF o CSV. También puedes configurar extractos mensuales, que se enviarán por correo electrónico automáticamente al cliente el día que especifiques. Para ello, sigue los pasos que se detallan en el apartado Enviar extractos mensuales o consulta una de las siguientes secciones.

De forma predeterminada, la dirección principal aparece en el extracto. Si envías el extracto por correo electrónico, se mandará a la dirección de correo electrónico del contacto principal. Si quieres utilizar otra dirección o enviar el extracto por correo electrónico a un contacto diferente, puedes cambiar la dirección y el contacto predeterminados. Para obtener más información, consulta Editar dirección y contacto predeterminados en extractos.

Enviar por correo electrónico un solo extracto

  1. En el menú Opciones, haz clic en Correo electrónico.
  2. Introduce la siguiente información:
  • Para*: si el contacto principal del cliente tiene una dirección de correo electrónico, aparecerá automáticamente en este campo. Puedes modificarla si es necesario. Introduce direcciones de correo electrónico adicionales, separadas por punto y coma.

Si deseas editar la dirección de correo electrónico predeterminada a la que se envía el extracto, consulta Editar dirección y contacto predeterminados en extractos.

  • Cc: también tienes la opción de introducir la dirección de correo electrónico de otra persona para enviarle una copia del correo electrónico y el PDF.
  • Enviarme una copia: de manera predeterminada, recibes en tu dirección de correo electrónico una copia del correo electrónico y de la factura. Desactiva la casilla si no quieres recibir una copia para ti.

Consulta Editar tu perfil para obtener más información sobre el cambio de tu dirección de correo electrónico.

  • Asunto*: en este campo aparece una línea de asunto que puedes editar.
  • Mensaje*: escribe un mensaje para el cliente.

Para ver el extracto que vas a enviar, haz clic en el enlace al extracto situado encima del mensaje.

  1. Haz clic en Enviar.

Imprimir

Para guardar el extracto como un archivo PDF, en el menú Opciones, haz clic en PDF imprimible.

El PDF se abrirá en una nueva ventana o pestaña y podrás imprimirlo o guardarlo desde el navegador.

Exportar a fichero CSV

Puedes guardar el extracto como un archivo CSV y abrirlo con Microsoft Excel. En el menú Opciones, haz clic en Exportar a fichero CSV.

En función del navegador que uses, el archivo se descargará automáticamente en tu carpeta de descargas o recibirás un mensaje de confirmación para abrir el archivo o guardarlo en tu equipo. Para guardar el archivo, indica la ubicación y haz clic en Guardar. A continuación, podrás abrir el archivo con Excel.

Editar dirección y contacto predeterminados en extractos

La primera vez que envíes un extracto, se mostrará la dirección principal del cliente. Si envías el extracto por correo electrónico, se incluirá la dirección de correo electrónico del contacto principal. Puedes cambiar estos valores predeterminados.

Si necesitas agregar una dirección o un contacto nuevo, puedes editar la información del contacto.

Sigue estos pasos para cambiar el contacto o la dirección predeterminados:

  1. En el menú Opciones, haz clic en Direcciones.
  2. Realiza una de las siguientes acciones:
  • Para cambiar el contacto predeterminado, en el menú Correo electrónico de extracto, selecciona el contacto deseado.
  • Para cambiar la dirección del cliente que aparece en el extracto, en el menú Dirección de extracto, selecciona la dirección deseada.
  1. Haz clic en Guardar.

La próxima vez que generes un extracto en PDF o lo envíes por correo electrónico al cliente, se utilizarán la dirección postal y la dirección de correo electrónico seleccionadas.

Enviar extractos mensuales

Puedes enviar extractos mensuales automáticamente a tus clientes.

  1. En el menú Opciones, selecciona Programar extractos mensuales.
  2. Introduce la información indicada a continuación. Los campos con asteriscos (*) son obligatorios.
  • Habilitar extracto mensual: selecciona esta casilla para enviar extractos mensuales al cliente.
  • Para*: si el contacto principal del cliente tiene una dirección de correo electrónico, aparecerá automáticamente en este campo. Puedes editarla o introducir direcciones de correo electrónico adicionales separadas por punto y coma.
Sugerencia:

Si deseas editar la dirección de correo electrónico predeterminada a la que se envía el extracto, consulta Editar dirección y contacto predeterminados en extractos.

  • Cc: también tienes la opción de introducir la dirección de correo electrónico de otra persona para enviarle una copia del correo electrónico y el PDF.
  • Asunto*: en este campo aparece una línea de asunto que puedes editar. Para ello, marca la casilla Habilitar extracto mensual (ver arriba).
  • Mensaje*: introduce un mensaje para el cliente.
  • Enviar extractos por correo electrónico cada mes el día*: introduce el día del mes en el que quieres enviar el extracto. Los extractos incluyen los movimientos registrados hasta el día del mes anterior a la fecha introducida, incluido este día. Por ejemplo, si introduces el día 10, el extracto incluye los movimientos desde el día 10 del mes anterior al día 9 del mes actual.
Sugerencia:

Si quieres enviar extractos para todo un mes natural, introduce 1 aquí. Este extracto incluirá los movimientos introducidos desde el día 1 hasta el final del mes anterior. Por ejemplo, un extracto enviado el 1 de junio incluye los movimientos del 1 de mayo al 31 de mayo. Es decir, puedes enviar los extractos incluyendo hasta el último día del mes, ya tenga 28, 30 o 31 días.

  • Excluir saldos cero: si no deseas incluir los movimientos que tengan un saldo igual a cero, marca esta casilla.
  1. Haz clic en Guardar.

Has habilitado los extractos de cuenta mensuales, que ahora se enviarán por correo electrónico al cliente el día especificado. Puedes dejar de mandar estos extractos en cualquier momento. En el menú Opciones, haz clic en Programar extractos mensuales. Desmarca la casilla Habilitar extracto mensual y haz clic en Guardar.

Generar varios extractos a la vez con la función Extracto

En la página Clientes, puedes utilizar la función Extracto para generar varios extractos de clientes a la vez.

El método predeterminado que se utiliza para enviar este conjunto de extractos está configurado como Por correo (PDF generado) para todos los clientes. Puedes cambiar esta configuración por cliente en la pestaña Opciones dentro del perfil del contacto. También es posible editar el contacto y la dirección que aparecen en los extractos.

Para generar un extracto:

  1. Ve a Contactos y, a continuación, haz clic en Clientes.
  2. Haz clic en Extracto.
  3. En el campo Importe pendiente mayor que, introduce la cantidad que debe tener pendiente la cuenta de un cliente para que se genere un extracto.
  4. En el campo Generar extracto al, introduce la fecha para la que deseas obtener el extracto.

Cualquier factura pagada después de esta fecha se incluirá en los extractos del cliente.

  1. Haz clic en Siguiente.

Se muestra una descripción general que incluye el total pendiente de pago, la fecha del extracto y el número de extractos que se van a imprimir o a enviar por correo electrónico.

  1. Si quieres generar extractos, cambiar los criterios de los mismos o cancelarlos, procede de la siguiente manera:
  • Haz clic en Generar para crearlos.
  • Haz clic en Volver si deseas cambiar los criterios.
  • Haz clic en el botón para cerrar si deseas cancelarlo sin generar extractos.