Añadir y administrar contactos

Si trabajas regularmente con los mismos clientes o proveedores, puedes crear registros de contactos para ellos. Esto te ahorra tiempo al introducir tus compras y ventas y te ayuda a controlar quién te debe dinero y a quién debes dinero.

Para introducir datos más rápidamente, también puedes importar tus contactos.

Crear un contacto nuevo

  1. Accede a Contactos.
  2. Haz clic en Crear cliente o Crear proveedor.
  3. Completa la siguiente información:
  • Empresa: el nombre de la empresa del contacto.
  • Nombre de contacto: el nombre del contacto.
  • Referencia: una referencia para el contacto.
  • Correo electrónico: la dirección de correo electrónico del contacto.
  • Teléfono móvil: el número de teléfono móvil del contacto.
  • Teléfono: el número de teléfono del contacto.
  1. En la pestaña Detalles de cuenta, introduce la siguiente información:
  • Selecciona la región del contacto para que se muestren los campos de dirección relevantes.
  • Introduce la dirección del contacto.
  • Configuración de cuenta: si el contacto es un cliente, selecciona una cuenta contable de ventas predeterminada. Para proveedores, selecciona una cuenta contable de compras predeterminada. La cuenta predeterminada se utiliza al crear facturas, facturas rectificativas, asientos rápidos y presupuestos de venta.
  • En el caso de los proveedores, es posible que tengas que marcar la casilla Operador de importaciones. De ser así, consulta el articulo IVA y aranceles de importación.

Si añades algún producto o servicio a una factura, se utilizará la cuenta contable predeterminada de dicho producto o servicio.

  • NIF: introduce el NIF del contacto, si procede. Ten en cuenta que el formato del NIF se adapta al país seleccionado para el contacto.
  • Código de cuenta: introduce la referencia del código de la cuenta auxiliar. De forma predeterminada, se introduce un número de referencia numérico: 00001, 00002, etcétera. Lo puedes cambiar por una referencia de tu elección que contenga hasta cinco caracteres.

La referencia sirve para poder consultar el saldo de tus cuentas de importes pendientes de cobro y de pago por cliente o proveedor. Puedes ver esta información en el informe de balance auxiliar y al exportar un informe detallado del libro mayor.

El código de cuenta solo está disponible si utilizas cuentas auxiliares para tus clientes y proveedores. Para habilitar esta opción accede al menú Configuración. En Datos comerciales y de facturación, haz clic en Acerca de tu empresa. Una vez que hayas cerrado un ejercicio, ya no podrás cambiar esta referencia.

  • Facturar con recargo de equivalencia: si creas el registro de un cliente que también es comerciante minorista, marca esta casilla de verificación, pues se le aplica este impuesto además del IVA.
  • Identificador fiscal general: si tienes una empresa en Alemania, introduce el número fiscal general del contacto.
  • Tipo IRPF: si el contacto es un proveedor, introduce el porcentaje de retención fiscal predeterminado que se le aplica.
  • Número de referencia: si tienes una empresa en Alemania, se genera automáticamente un número de referencia.
  1. Haz clic en Dirección de envío y marca o desmarca la casilla de verificación Igual a la dirección de factura según corresponda.
  2. Haz clic en Detalles de pago y completa la siguiente información:
Sugerencia:

Si el contacto es un cliente, también puedes introducir términos y condiciones personalizados. Estos aparecerán en las facturas que envías a tu cliente.

  • Nombre de cuenta: introduce el nombre de la cuenta bancaria del contacto.
  • BIC/IBAN: si procede y está disponible, introduce el código de identificación bancaria y el número de cuenta bancaria internacional.
  1. Haz clic en la pestaña Predeterminado. Elige el precio aplicable a los productos para el cliente en Precio predeterminado (por ejemplo, Precio de venta, Comercio o Mayorista).
  2. Haz clic en Notas e introduce las notas que desees registrar para el contacto.
  3. Haz clic en Análisis. Si has creado grupos de análisis, especifica los grupos que deseas asignar a este contacto.
  4. Haz clic en Guardar.

Este registro ahora estará disponible al crear movimientos.

Ver o editar un contacto

  1. Accede a Contactos.
  2. Selecciona un contacto.
  3. Para ver la actividad del contacto, haz clic en la pestaña Actividad.
  4. Para añadir o editar contactos y direcciones, haz clic en la pestaña Contactos y direcciones.
  • Para editar un contacto, haz clic en el icono de edición editar junto al mismo y actualiza la información según sea necesario.

La persona que aparece como Contacto principal es el contacto principal de la empresa y se muestra entre paréntesis junto al nombre de esta.

Si deseas reenviar a esta persona toda la correspondencia por correo electrónico con la empresa, marca la casilla de verificación Enviar una copia del email a esta persona.

  • Para editar una dirección, haz clic en el icono de edición editar situado junto a ella y actualízala según sea necesario. Puedes editar el campo Nombre de dirección o cambiar la opción en Tipo de dirección desde el menú desplegable.

La dirección introducida como Dirección de facturación aparecerá en la factura.

Dado que los contactos están vinculados a sus direcciones, si eliminas una dirección, todos los contactos asociados a esta también se eliminarán.

  1. Para cambiar la referencia del código de cuenta o si el contacto es un cliente, haz clic en Opciones y comprueba que la información de la sección Ejecuciones de extractos sea correcta.

Si quieres cambiar algún otro dato, haz clic en el icono de edición Editar, realiza las modificaciones que consideres oportunas y, a continuación, haz clic en Guardar. Todo cambio implementado se aplicará a los próximos extractos que crees para el cliente.

  1. Haz clic en Guardar.

Eliminar un contacto

Si tienes algún contacto sin movimientos asociados, podrás seleccionarlo en la lista de contactos (ve a Contactos) y, a continuación, hacer clic en Eliminar.

No puedes eliminar un contacto que tenga movimientos asociados. Tampoco podrás eliminar el contacto principal ni la dirección principal. Para evitar confusiones, puedes cambiar el nombre del contacto a "No usar" o modificarlo.